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Verschicken Sie niemals mehr als zwei Mahnungen

30-11-2023

Wie viele Mahnungen müssen Sie verschicken, um Kunden an die Zahlung zu erinnern? Einige Unternehmen versenden bis zu fünf Mahnungen, aber die Effektivität liegt gerade darin, die Anzahl der Mahnungen auf zwei zu beschränken. Aber warum?

Aus Erfahrung zeigt sich, dass die meisten Reaktionen nach der ersten und letzten Mahnung erfolgen. Einige Kunden zahlen erst, nachdem sie erinnert wurden, während andere erst bei der letzten Erinnerung handeln, wenn Kosten und Zinsen drohen. Einige Unternehmen scheinen eine Strategie zu haben, um so spät wie möglich zu zahlen, aber bedeutet das, dass Sie dem folgen sollten?

1. Rufen Sie nur Ihre wichtigsten Kunden an

Effektives Forderungsmanagement umfasst nicht nur Mahnungen per E-Mail und Brief, sondern auch telefonische Interventionen. Obwohl das Telefonieren teuer ist und nicht immer beliebt bei Mitarbeitern, kann es sehr effizient sein. Telefonischer Kontakt führt zu sofortigen Reaktionen, und ein geschulter Mitarbeiter kann schnell herausfinden, warum ein Kunde nicht zahlt und die Inkassostrategie entsprechend anpassen. Die 80-20-Regel, bei der 80% der Beträge von 20% der Schuldner getragen werden, kann Ihnen helfen, sich auf die wichtigsten Kunden zu konzentrieren.

Tipp! Holen Sie immer eine Bonitätsauskunft ein und vermeiden Sie so Zahlungsausfälle.

2. Beschränken Sie sich auf zwei Mahnungen

Schnelles Handeln ist entscheidend in einem effektiven Forderungstrakt. Offene Rechnungen dürfen nicht unbehandelt bleiben. Wenn Sie Vereinbarungen mit einem Schuldner getroffen haben, handeln Sie sofort danach. Eine schnelle Nachverfolgung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Inkassos. Daher sind fünf Mahnschreiben überflüssig. Versenden Sie nur zwei Briefe: den ersten und den letzten. Das reicht mehr als aus.

Der Kunde hat ausreichend Chancen erhalten

Mit einer Rechnung, telefonischen Gesprächen und zwei Mahnungen hat Ihr Kunde ausreichend Chancen gehabt zu zahlen. Unternehmen erheben oft keine Kosten und Zinsen, was zu hohen Inkassokosten für Sie führt. Seien Sie nicht länger Spielball Ihrer Kunden. Beauftragen Sie externe Parteien immer innerhalb von 90 Tagen mit offenen Rechnungen, um Ihre Glaubwürdigkeit zu wahren.

Sie können die Kosten niedrig halten, indem Sie interne und externe Prozesse verknüpfen. Das Inkassobüro kann auf der Eskalation aufbauen, die Sie in Ihr Mahnverfahren integrieren. Dies spart Zeit und Mühe, und Ihr Inkassopartner kann die Eskalation fortsetzen, beispielsweise durch Einschalten eines Gerichtsvollziehers oder Anwalts.

Was Sie noch über Ihren Inkassoprozess wissen müssen

Die höchste Eskalation besteht darin, vor Gericht zu gehen. Anwälte wollen sich oft mit Einschreiben absichern, aber das erweist sich in der Praxis als überflüssig. Ein gut geführtes CRM-System mit Nachweis ausreichender durchgeführter Aktionen genügt. Die Kombination aus internem und externem Verfahren über Ihren Inkassopartner liefert ausreichend Beweise für das Gericht, ohne die Notwendigkeit von Einschreiben.

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Luca Grunwald
Luca Grunwald

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